Bạn bước vào một quán bún bò Huế.
Có người nhận order.
Có người trụng bún.
Có người thái thịt.
Có người chan nước dùng.
Có người bưng tô bún ra bàn.
Có người thu tiền.
Nếu quán chỉ có một người làm tất cả mọi việc thì vẫn hoạt động được.
Nhưng khi quán đông khách, công việc sẽ được chia nhỏ để mỗi người làm tốt một phần việc của mình.
Xuất nhập khẩu cũng vậy.
Nhiều người bên ngoài ngành thường nghĩ đơn giản:
Có người bán hàng.
Có người mua hàng.
Chở hàng đi là xong.
Thực tế, để một container hàng từ Việt Nam đến được Mỹ, châu Âu hay Nhật Bản, phía sau là cả một đội ngũ gồm rất nhiều bên tham gia.
Có người bán.
Có người mua.
Có người vận chuyển.
Có người làm hải quan.
Có người kiểm tra chất lượng.
Có người bảo hiểm.
Có người giữ tiền.
Nhìn bên ngoài chỉ thấy một container được đưa lên tàu.
Nhưng phía sau là cả một hệ thống đang phối hợp nhịp nhàng như một quán bún bò hoạt động vào giờ cao điểm.
Hôm nay chúng ta sẽ làm quen với những nhân vật quan trọng nhất trong hành trình đó.
Vì sao xuất nhập khẩu cần nhiều bên tham gia?
Một lô hàng quốc tế có thể đi qua:
- Nhiều quốc gia
- Nhiều phương thức vận tải
- Nhiều quy định pháp luật khác nhau
Do đó không một doanh nghiệp nào có thể tự làm tất cả mọi việc.
Sự phân công chuyên môn giúp:
Chuyên môn hóa
Mỗi đơn vị tập trung vào lĩnh vực họ làm tốt nhất.
Ví dụ:
- Hãng tàu chuyên vận chuyển.
- Forwarder chuyên điều phối logistics.
- Hải quan chuyên kiểm soát hàng hóa và thu thuế.
Đảm bảo an toàn tài chính
Ngân hàng và bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro:
- Không giao hàng mà không nhận được tiền.
- Không nhận tiền mà không giao hàng.
Tuân thủ pháp luật
Mỗi quốc gia đều có:
- Quy định hải quan
- Chính sách thuế
- Hàng hóa cấm hoặc hạn chế
Việc tuân thủ các quy định này là bắt buộc.
Kiểm tra chất lượng
Một số mặt hàng phải:
- Kiểm dịch
- Kiểm tra chất lượng
- Chứng nhận xuất xứ
trước khi được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Người mới thường nhầm điều gì?
Người mới học xuất nhập khẩu thường nghĩ:
- Hãng tàu làm tất cả.
- Hải quan làm tất cả.
- Người bán tự vận chuyển hàng.
- Forwarder và hãng tàu là một.
Thực tế mỗi bên chỉ phụ trách một phần công việc.
Một lô hàng xuất khẩu giống như một cuộc chạy tiếp sức.
Mỗi người chạy một đoạn.
Nếu một mắt xích gặp sự cố, toàn bộ lô hàng đều có thể bị ảnh hưởng.
1. Người xuất khẩu (Exporter / Seller)
Đây là bên bán hàng.
Họ có thể là:
- Nhà sản xuất
- Nhà phân phối
- Công ty thương mại
Nhiệm vụ chính:
- Chuẩn bị hàng hóa
- Kiểm tra chất lượng
- Đóng gói
- Chuẩn bị chứng từ
- Giao hàng theo hợp đồng
Ví dụ:
Một công ty cà phê tại Đắk Lắk bán 20 tấn cà phê sang Đức.
Công ty đó chính là Exporter.
2. Người nhập khẩu (Importer / Buyer)
Đây là bên mua hàng.
Nhiệm vụ chính:
- Đàm phán hợp đồng
- Thanh toán tiền hàng
- Làm thủ tục nhận hàng
- Phân phối hoặc sử dụng hàng hóa
Ví dụ:
Nhà rang xay cà phê tại Đức mua lô hàng nói trên.
Họ chính là Importer.
3. Forwarder – Người điều phối cả hành trình
Nếu Exporter là người nấu bún thì Forwarder giống như người quản lý quán.
Họ không trực tiếp lái tàu.
Không trực tiếp lái máy bay.
Nhưng họ thu xếp gần như toàn bộ hành trình vận chuyển.
Công việc thường bao gồm:
- Booking tàu hoặc máy bay
- Gom hàng lẻ
- Chuẩn bị chứng từ
- Theo dõi lô hàng
- Phối hợp giao nhận
Ngày nay nhiều Forwarder còn cung cấp:
- Kho bãi
- Trucking
- Fulfillment
- Dịch vụ logistics trọn gói
4. Carrier – Người trực tiếp vận chuyển
Carrier là đơn vị trực tiếp đưa hàng từ điểm A đến điểm B.
Có thể là:
- Hãng tàu biển
- Hãng hàng không
- Công ty xe tải
- Đơn vị vận tải đường sắt
Ví dụ:
- Maersk
- MSC
- CMA CGM
- Emirates SkyCargo
Carrier chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng vận tải.
5. Customs Broker – Người làm thủ tục hải quan
Không phải doanh nghiệp nào cũng có nhân viên am hiểu:
- HS Code
- Thuế nhập khẩu
- Chính sách chuyên ngành
- Hồ sơ hải quan
Vì vậy nhiều doanh nghiệp thuê Customs Broker.
Họ sẽ:
- Chuẩn bị hồ sơ
- Khai báo điện tử
- Làm việc với cơ quan hải quan
- Theo dõi quá trình thông quan
Hiện nay rất nhiều Forwarder đồng thời cũng cung cấp dịch vụ Customs Broker.
6. Hải quan (Customs Authority)
Đây là cơ quan quản lý nhà nước.
Nhiều người nghĩ rằng hải quan chỉ có nhiệm vụ mở container để kiểm tra hàng.
Thực tế công việc rộng hơn rất nhiều.
Bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa
- Quản lý thuế
- Chống buôn lậu
- Quản lý rủi ro
- Giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu
Hiện nay phần lớn thủ tục đã được điện tử hóa thông qua các hệ thống như VNACCS/VCIS.
Không phải lô hàng nào cũng bị kiểm tra thực tế.
Đa số được xử lý dựa trên hồ sơ điện tử và cơ chế phân luồng rủi ro.
7. Ngân hàng
Trong xuất nhập khẩu, ngân hàng không chỉ đơn giản là nơi chuyển tiền.
Họ còn tham gia:
- Thanh toán quốc tế
- Thư tín dụng (L/C)
- Nhờ thu (Collection)
- Bảo lãnh
- Tài trợ thương mại
Ngân hàng giúp giảm đáng kể rủi ro giữa người mua và người bán.
8. Công ty bảo hiểm
Một container có thể đi nửa vòng trái đất.
Rủi ro luôn tồn tại:
- Cháy nổ
- Đắm tàu
- Tai nạn
- Mất cắp
- Hư hỏng
Bảo hiểm giúp chủ hàng hạn chế tổn thất tài chính khi những sự cố này xảy ra.
9. Công ty giám định
Đây là bên kiểm tra độc lập.
Họ có thể thực hiện:
- Giám định số lượng
- Giám định chất lượng
- Giám định tình trạng hàng hóa
- Giám định tổn thất
Tuy nhiên cần lưu ý:
Không phải lô hàng nào cũng cần thuê công ty giám định.
Việc giám định thường phụ thuộc vào:
- Yêu cầu hợp đồng
- Yêu cầu bảo hiểm
- Điều kiện L/C
- Quy định của nước nhập khẩu
Đối với nhiều mặt hàng thông thường, doanh nghiệp có thể không cần sử dụng dịch vụ này.
Một ví dụ thực tế
Giả sử công ty bạn xuất khẩu 20 tấn hạt điều sang Hà Lan.
Các bên có thể tham gia như sau:
- Exporter: Công ty hạt điều Việt Nam.
- Importer: Nhà nhập khẩu Hà Lan.
- Forwarder: Đơn vị thu xếp vận chuyển.
- Carrier: Hãng tàu biển.
- Customs Broker: Đơn vị khai thuê hải quan.
- Hải quan: Kiểm tra và thông quan.
- Ngân hàng: Thanh toán quốc tế.
- Bảo hiểm: Bảo hiểm lô hàng.
- Giám định: Kiểm tra chất lượng nếu được yêu cầu.
Một container tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực tế có thể đi qua tay rất nhiều bên khác nhau.
Kết luận
Nếu ví hoạt động xuất khẩu giống như một quán bún bò Huế đông khách thì:
- Exporter là người nấu bún.
- Importer là khách ăn bún.
- Forwarder là người điều phối.
- Carrier là người bưng tô bún đi thật xa.
- Customs Broker là người lo thủ tục.
- Hải quan là người kiểm tra mọi thứ có hợp lệ hay không.
- Ngân hàng giữ dòng tiền.
- Bảo hiểm xử lý rủi ro.
- Giám định xác nhận chất lượng khi cần thiết.
Mỗi bên chỉ làm một phần công việc.
Nhưng khi tất cả phối hợp nhịp nhàng, một lô hàng có thể đi nửa vòng trái đất và vẫn đến đúng nơi, đúng người nhận và đúng thời điểm.
Đó chính là điều làm nên thế giới xuất nhập khẩu hiện đại.
